Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word

Bagi Anda yang berprofesi sebagai petugas administrasi di sebuah lembaga atau instansi, tentu biasanya mengetahui bagaimana cara membuat kop surat di Microsoft Word. Terutama bagi Anda yang bergulat di bagian persuratan, masalah membuat surat menyurat menjadi makanan sehari-hari.

Namun, bagi Anda yang baru pertama kali dalam membuat kop surat tentu merasa bingung bagaimana caranya bukan?

Surat menyurat resmi tentu memiliki Kop atau Kepala Surat. Apa saja sih isi dari Kop Surat itu?


Isi dari Kop Surat

Berdasarkan paparan dari moondoggiesmusic, berikut beberapa hal yang biasanya terdapat dalam Kop Surat :

  1. Logo Perusahaan, Instansi atau lembaga
  2. Nama perusahaan, instansi atau lembaga
  3. Lokasi atau Alamat dari perusahaan, instansi atau lembaga
  4. Nomor Telepon dari perusahaan, instansi atau lembaga
  5. Alamat e-mail atau website resmi dari perusahaan, instansi atau lembaga
  6. Semboyan (Tambahan)

Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word 2010, 2013 dan 2016 ke Atas

Berikut langkah-langkah cara membuat kop surat di Microsoft Word :

  1. Silahkan buat dokumen baru
  2. Klik dua kali di posisi atas dokument untuk mengaktifkan header
  3. Setelah header aktif, maka masuk ke bagian ribbon Design.
  4. Aktifkan tanda centang pada pilihan Different First Page.
    Hal ini penting dilakukan dengan tujuan agar Kop Surat yang akan kita buat hanya akan muncul pada halaman pertama saja.
  5. Aktifkan pengaturan rata tengah. Gunakan shortcut CTRL+E.
  6. Silahkan masukan nama, lokasi, nomor telepon, e-mail, website resmi dan semboyan lembaga, instansi atau perusahaan Anda
  7. Tambahkan logo di bagian kiri tulisan dari yang Anda buat pada point 6.
    Caranya, klik menu Home – Pilih Insert Pictures This Device… – Cari direktori penyimpanan gambar – Pilih gambar yang akan dimasukan – Insert.
    Untuk memudahkan Anda dalam menempatkan atau mengatur posisi dari logo, maka klik kanan pada logo tersebut. Kemudian, klik Text Wrapping. Silahkan pilih In Front of Text
  8. Setelah konten dari kop surat kita lengkap, maka selanjutnya tambahkan garis di bawah Kop Surat. Hal ini bertujuan untuk dijadikan sebagai pembatas antara kop dan isi dari surat. Cara untuk membuat garisnya :
    • Silahkan tekan Enter setelah kalimat terakhir dari kop surat Anda. Hal ini dimaksudkan untuk membuat baris kosong
    • Buat garis pembatas kop surat. Caranya pilih dan blok baris kosong yang ada pada baris terakhir tadi untuk membuat garis pembatas kop surat.
    • Setelah blok baris kosong, masuk ke tab menu Home, kemudian klik tanda segitiga pada toolbar border.
    • Ketika muncul dialog untuk menentukan border, pilih option Border and Shading. (Berada paling bawah).
    • Setelah  muncul dialog Borders and Shading, pada bagian setting silahkan pilih Custom.
    • Pilih bentuk garis (Style) tebal dan tipis.
    • Kemudian, pada bagian preview tambahkan garis pada bagian atas.
    • Apabila Anda ingin mengganti warna garis pembatasnya agar warnanya tidak hitam, maka atur warnanya di bagian Color.
    • Klik Ok untuk menerapkan settingan Anda.
  9. Klik dua kali pada area pengetikan dokumen untuk menutup header view.
    Anda juga melakukannya dengan cara lain yaitu dengan langsung mengklik tab menu Header & Footer Tools – Design. Disana ada tanda silang merah dengan tulisan “Close Header and Footer

Catatan :

Jika telah selesai dan menutup Header View, maka Anda tidak perlu khawatir dengan tampilan kop surat yang berubah warna menjadi sedikit abu-abu. Hal ini tidak akan berimbas saat di print. Kejadian tersebut hanya untuk menunjukkan bahwa Kop Surat yang telah kita buat berada pada area Header dokumen.


Tips dalam Membuat Kop Surat Manual di Ms Word

Bagi Anda yang menggunakan dua logo dalam kop surat Anda untuk sebelah kiri dan kanan, maka biasanya terdapat kesulitan dalam mengatur jarak dari gambar dan tulisan.

Nah, agar logo dan tulisan dapat tertata rapi. Anda bisa menambahkan tabel sebelum menambahkan konten dari kop surat.

Caranya seperti berikut:

  1. Klik dua kali pada bagian atas dokumen untuk mengaktifkan Header.
  2. Tekan tombol CTRL+E pada keyboard Anda.
  3. Tambah tabel (1 baris dan 3 kolom).
    Caranya, klik Insert Table – Pilih 1 baris dan 3 kolom.
  4. Isi kolom 1 dan 3 dengan logo Anda.
  5. Isi kolom 2 dengan nama perusahaan, nomor telp, email, dan yang lainnya.
    Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word menggunakan tabel
  6. Buat garis pemisah Kop Surat. Caranya: Blok seluruh tabel, kemudian klik tab Ribbon Home. Pada Paragraph group, silahkan klik tanda segitiga yang berada di samping icon border & shading. Pilih Borders & Shading (paling bawah)
    Border and Shading - Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word menggunakan tabel
  7. Pada bagian setting, pilih Custom.
  8. Kemudian, ganti style garis nya sesuai dengan kebutuhan Anda.
  9. Pada bagian Preview, silahkan aktifkan garis yang bawah saja.
  10. Klik Ok, maka garis pembatas telah siap dan Kop Surat pun sudah selesai.
    Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word menggunakan tabel - Hasil

Baca Juga : Cara Menghilangkan Garis Tabel di Word


Cara Membuat Kepala Surat Otomatis di Ms Word

Bagi Anda yang ingin membuat kop surat secara otomatis, Anda bisa menggunakan template yang ada di Microsoft Word.

Berikut langkah-langkah membuat Kop Surat Otomatis :

  1. Buka Aplikasi Microsoft Word Anda
  2. Silahkan pilih New
  3. Kemudian, di kolom kota pencarian silahkan ketikan “LetterHead” (tanpa tanda petik). Maka akan muncul berbagai template yang terdapat Kop Surat didalamnya.
    Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word
  4. Pilihlah template yang memang sesuai dengan kebutuhan Anda
    Template LetterHead
  5. Klik template yang akan kita gunakan, maka akan muncul tampilan seperti gambar berikut ini untuk mendownload template tersebut.
    Create Template LetterHead
  6. Kemudian klik tombol create. Maka template yang kita pilih akan otomatis terdownload.
  7. Silahkan atur beberapa perubahan sesuai konten Kop Surat yang akan kita gunakan.
    Contoh Template LetterHead

Demikian pembahasan mengenai cara membuat kop surat di Microsoft Word versi 2010, 2013, 2016 ke atas. Mudah-mudahan artikel ini dapat membantu rekan-rekan semua yang sedang belajar membuat kepala surat resmi di Microsoft Word. Terima kasih telah berkunjung ke BatasKetik.

Tinggalkan komentar